Extensión Hoy

OmniFocus te proporciona un resumen de estado en tu Escritorio gracias a la extensión Hoy, que encontrarás en la lista de Extensiones en las Preferencias del Sistema macOS.

Con la extensión Hoy activada, puedes ver los ítems que vencen pronto y los que ya han vencido en el Centro de notificaciones. Cuando los termines, márcalos como completados allí mismo (el estado de los ítems se actualizará en la aplicación al igual que todos los cambios que hagas).

Elige los ítems que aparecen en la extensión Hoy mediante las preferencias de Extensiones de OmniFocus.

Para cambiar la posición del widget de OmniFocus en el Centro de notificaciones, haz clic en Editar en la parte inferior del panel Hoy.

Notificaciones interactivas

Si usas notificaciones para OmniFocus en el Mac, puedes reforzar aquellas acciones que requieran una especial atención haciendo que sea necesario interactuar con ellas cuando aparecen.

Para configurar las notificaciones interactivas, accede en primer lugar a las preferencias de Notificaciones y asegúrate de que la opción Notificar en este Mac esté marcada. A continuación, abre el panel de Notificaciones en las Preferencias del Sistema macOS y elige OmniFocus en la lista de aplicaciones. Selecciona Alertas como estilo de notificación.

A partir de ahora, las notificaciones de OmniFocus que recibas en el Mac permanecerán en pantalla hasta que las cierres. Tienes las siguientes opciones al cerrar la alerta:

• Cerrar: retira la notificación de la pantalla sin ninguna otra implicación.

• Acciones: abre un submenú con la opción de Completar el ítem en OmniFocus o Posponer la notificación 15 minutos. Posponer la notificación de este modo no afecta a las fechas asignadas al ítem; únicamente reprograma la notificación para que aparezca de nuevo más tarde.

• Título de ítem: haz clic en el nombre del ítem para abrir OmniFocus y verlo en la ventana activa en la perspectiva Previsión. OmniFocus se abrirá si estaba cerrado.

Copiar como TaskPaper

La mayoría de aspectos de un ítem de OmniFocus pueden representarse como etiquetas mediante la sintaxis de texto sencillo utilizada en la herramienta de control de tareas TaskPaper de Hog Bay Software. El ítem de menú Edición > Copiar como TaskPaper proporciona una forma sencilla de trasladar elementos y sus propiedades (tales como fecha de vencimiento, etiqueta o tipo de repetición) desde OmniFocus hacia cualquier otra aplicación compatible con la sintaxis de etiquetas de TaskPaper.

OmniFocus también permite pegar listas de texto sencillo que utilicen la sintaxis de TaskPaper en la ventana abierta de una base de datos de OmniFocus. Aunque la opción Copiar como TaskPaper puede usarse obviamente para compartir ítems de OmniFocus con TaskPaper, su uso principal es de intermediación entre OmniFocus y otras aplicaciones compatibles con el sistema de etiquetas de TaskPaper.

Puede usarse, por ejemplo, para procesar por lotes decenas o centenares de ítems de OmniFocus a la vez, exportarlos desde OmniFocus con la sintaxis de TaskPaper, ejecutar acciones de procesamiento masivo e importarlos de nuevo en OmniFocus sin perder metadatos relevantes.

Consulta este artículo de soporte para obtener más información acerca de la sintaxis de TaskPaper y una lista de las etiquetas admitidas.

Archivo y copia de seguridad

Si tu base de datos crece demasiado, resulta difícil de gestionar, se llena de ítems obsoletos o simplemente necesitas recuperar versiones anteriores de tus datos, puedes recurrir a las funciones de archivo y copia de seguridad de OmniFocus para Mac.

Creación de un archivo

Al usar OmniFocus a diario, la base de datos puede alcanzar un tamaño considerable con el tiempo; si sincronizas con un dispositivo móvil, el sistema podría llegar a resultar algo lento. La mayoría de ítems son seguramente acciones completadas o descartadas que nunca, o casi nunca, necesitarás revisar; por ese motivo, OmniFocus incluye un comando para trasladar esos ítems antiguos a un archivo distinto, lo que ayuda a conservar la agilidad de tu base de datos principal.

Para archivar los datos antiguos, elige Archivar datos antiguos en el menú Archivo. Aparecerá una ventana con un campo de fecha; se archivarán los ítems completados antes de esa fecha y los descartados que no se hayan modificado desde entonces.

OmniFocus guarda el archivo en el mismo lugar que la base de datos principal.

• Versión de la tienda Omni:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

• Versión del Mac App Store:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus3.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/

Siendo ~ tu carpeta de inicio. Si alguna vez quieres consultar los datos archivados, basta con seleccionar Abrir archivo en el menú Archivo; los datos se abrirán en una ventana independiente.

Para recuperar ítems archivados que estés viendo, basta con que los arrastres al lugar deseado de la base de datos principal (copiar y pegar también funciona). En cualquier caso, siempre quedará archivada una copia; puedes guardarla para conservar un registro de los datos, o bien eliminarla manualmente si lo prefieres.

Restauración de una copia de seguridad

OmniFocus asegura la conservación de los datos de un modo muy meticuloso; el sistema guarda automáticamente una copia de seguridad de la base de datos cada dos horas, en una de la siguientes carpetas.

• Versión de la tienda Omni:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

• Versión del Mac App Store:

~/Library/Containers/com.omnigroup.OmniFocus2.MacAppStore/Data/Library/Application Support/OmniFocus/Backups/

OmniFocus guarda hasta 100 copias de seguridad de la base de datos a la vez, lo que equivale a unas 2 semanas de trabajo si lo usas continuamente (a la práctica, mucho más tiempo para la mayoría de la gente, ya que no se hacen copias de seguridad si OmniFocus no está abierto).

Para restaurar una copia de seguridad de la base de datos, selecciona Mostrar copias de seguridad en el menú Archivo y haz doble clic en el archivo de la copia que quieras ver. Se abrirá en una ventana separada de OmniFocus para que puedas examinarla y decidir si es la versión que te interesa; si es así, elige Restaurar esta copia de seguridad en la barra de avisos y se sustituirá la base de datos actual.

Impresión

Para imprimir los datos de OmniFocus (o guardarlos como PDF), enfoca o selecciona elementos en la barra lateral, o bien expande y contrae filas en el esquema hasta que la ventana muestre los datos que necesites. A continuación, elige Imprimir en el menú Archivo. OmniFocus ajusta el tamaño del contenido para adaptarlo horizontalmente al papel que elijas.

Exportación

Tus datos te pertenecen; si quieres enviarlos a otras aplicaciones, ejecutar scripts, publicarlos en la web o hacer con ellos otras cosas interesantes que ni siquiera se nos hayan ocurrido, no dudes en guardarlos en el formato que prefieras.

Para exportar la base de datos, elige Archivo > Exportar y, a continuación, selecciona un formato y una ubicación. Los formatos disponibles son:

• Documento de OmniFocus: un documento normal de OmniFocus, como el que usas como base de datos. Si abres un archivo de este tipo en OmniFocus, aparecerá en su propia ventana y podrás trabajar con él con normalidad, pero los ajustes específicos de la base de datos (como las perspectivas personalizadas y las opciones de Visualización), no se incluirán.

• Texto sin formato: una representación ligera de tus datos usando solo texto. Ocupa poco espacio y puedes abrirla en el editor de texto que prefieras.

• HTML simple: una representación de los datos en un único archivo HTML; la hoja de estilo y los iconos quedan insertados en el HTML. Si estás acostumbrado a usar hojas de estilo CSS, podrás darle al resultado el estilo que prefieras.

• Valores separados por comas (CSV y CSV UTF–16): CSV es una sintaxis común en aplicaciones antiguas y nuevas de distintas plataformas que representa tus datos en un archivo de texto sin formato con columnas separadas por comas. Una vez que los datos están en formato CSV, es fácil ejecutar scripts, convertir el archivo a otro formato o abrirlo en aplicaciones que puedan interpretarlo (por ejemplo, OmniPlan). Si te encuentras con problemas para que otras aplicaciones interpreten los caracteres no ASCII del archivo CSV (tales como acentos o caracteres que no formen parte del alfabeto latino), intenta exportar con la opción CSV UTF-16.

• Documento de copia de seguridad (OmniFocus): esta opción de exportación crea un archivo en un formato (.ofocus-backup) prácticamente idéntico al de una base de datos de OmniFocus, con una diferencia fundamental.

  Al abrir una copia de seguridad en OmniFocus, aparece la opción Restaurar esta copia de seguridad en una barra de avisos debajo de la barra de herramientas. Haz clic en este botón para sustituir tu base de datos local predeterminada por la base de datos de la copia de seguridad.

Compatibilidad con Applescript

Con OmniFocus Pro, tienes acceso a potentes herramientas para la creación de scripts utilizando la biblioteca incorporada de AppleScript. Para acceder al diccionario de comandos de script específicos de OmniFocus, abre el Editor AppleScript, elige Archivo > Abrir diccionario (Mayúsculas-Comando-O) y selecciona OmniFocus.app en la lista que aparece.

Puedes añadir scripts en la barra de herramientas de OmniFocus colocándolos en el directorio accesible desde la opción de menú Ayuda > Abrir carpeta de scripts.

Consulta los siguientes recursos para empezar a recopilar ideas, consejos y ayuda para automatizar aún más tu flujo de trabajo en OmniFocus:

• Debate sobre AppleScript en los Foros de OmniFocus oficiales.

• En Inside OmniFocus, encontrarás una introducción a AppleScript, consejos y una lista ampliada de recursos.

OmniFocus para la Web

OmniFocus para la Web es una aplicación complementaria basada en navegador que funciona en combinación con OmniFocus para Mac o iOS; con ella, puedes acceder a las características principales de OmniFocus desde cualquier navegador web moderno. La aplicación se ofrece en modalidad de suscripción como complemento opcional a tu compra de OmniFocus, o bien incluida en un paquete de suscripción completa a OmniFocus.

Accede aquí a más información acerca de la suscripción a OmniFocus para la Web.